1
เริ่มต้นวันของคุณด้วยรายการลำดับความสำคัญ
รายการเป็นความคิดที่ดีเสมอ ทุกวันฉันสร้างรายการรายการที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำภายในวันทำงาน ฉันพยายามทำสิ่งนี้ในคืนก่อนเสมอเพื่อที่ฉันจะได้ตื่นขึ้นมาแล้วรู้ว่ามีอะไรอยู่บนดาดฟ้า การทำรายการนี้ในตอนท้ายของวันทำให้ฉันสบายใจ มันช่วยให้ฉันผ่อนคลายและคลายการบีบอัดเพราะฉันรู้ว่าฉันจัดระเบียบก่อนเข้านอน ฉันจะหลับง่ายเพราะฉันรู้ว่าฉันสามารถตีพื้นดินใน AM ได้
จำนวนสิ่งที่ต้องทำอาจแตกต่างกันไปมีบทความเกี่ยวกับผลผลิต/การจัดการเวลามากมายที่จะบอกให้คุณเขียนตัวเลขที่แน่นอนเสมอ (มักจะ 6 หรือ 7) แต่ฉันคิดว่ามันโง่ที่จะตรึงอยู่กับสิ่งนั้น รายการของคุณไม่ซ้ำกับคุณและงานของคุณ เพียงแค่พยายามสร้างสมดุลระหว่างการผลักดันตัวเองให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากวันของคุณและเป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้อย่างสมเหตุสมผล คุณไม่ต้องการให้รายการของคุณท้อใจเพราะมันท่วมท้นเกินไป สำหรับฉันรายการนี้มักจะแตกต่างกันระหว่างห้าถึงสิบรายการ
ฉันมักจะจัดระเบียบรายการของฉันด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือยากที่สุดก่อนงานนี้ทำงานได้อย่างมหัศจรรย์สำหรับแรงจูงใจ เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งนี้ด้านล่าง แต่การตรวจสอบสิ่งที่น่ากลัวก่อนทำให้ทุกงานที่ตามมาดูเหมือนง่ายขึ้นและจัดการได้มากขึ้น
2
การปิดกั้นเวลาและปฏิทิน
การปิดกั้นเวลาและปฏิทินเป็นเนื้อหาที่สำคัญที่สุดสองกลยุทธ์การจัดการเวลาที่สำคัญที่สุดสำหรับฉัน
ด้วยการปิดกั้นเวลาคุณให้งานและกิจกรรมทั้งหมดที่ทุ่มเทโดยเฉพาะช่วงเวลาที่ไม่หยุดชะงักเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณจะเข้าใจสิ่งนี้หากคุณใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการเขียนอีเมลง่ายๆเพราะคุณถูกขัดจังหวะโดยสิ่งอื่น ๆ ให้เวลากับตัวเองโดยเฉพาะสำหรับแต่ละรายการในรายการของคุณ จากนั้นในช่วงเวลาที่ทุ่มเทนั้นให้ความสำคัญกับการทำภารกิจนั้นให้เสร็จเท่านั้น
สำหรับฉันนั่นยังรวมถึงก้อน 15 นาทีในตอนเช้าและบ่ายเพื่อตรวจสอบข้อความของฉัน จากนั้นก็มีเวลาอีกครั้งในการตรวจสอบข่าว ฉันพบว่าหนึ่งในผู้เปลี่ยนเกมที่ใหญ่ที่สุดที่นี่คือการปิดกั้นอีเมลเวลา ฉันไม่ได้ตรวจสอบอีเมลของฉันเมื่อพวกเขาเข้ามาตลอดทั้งวัน แต่ฉันให้เวลากับตัวเองในตอนเช้าและตอนบ่ายเพื่ออ่านและตอบกลับอีเมล ทุกสิ่งที่เข้ามาในช่วงระหว่างกาลต้องรอ แน่นอนถ้าอีเมลเร่งด่วนเป็นพิเศษในเวลาอื่นผู้ช่วยของฉันรู้ที่จะเตือนฉันถึงกรณีฉุกเฉินประเภทนั้น
เมื่อคุณมาพร้อมกับรายการงานและชิ้นส่วนที่ทุ่มเทของเวลาที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายพวกเขาก็ถึงเวลาที่จะนำทุกอย่างลงในปฏิทินของคุณ
ไม่เพียง แต่ “สิ่งใหญ่” ที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น ๆ (เช่นการประชุมการโทร ฯลฯ ) แต่ยังรวมถึงโครงการ “เดี่ยว” และแม้แต่งานเล็ก ๆ ทางโลก การติดต่อทางอีเมลการประมวลผลใบแจ้งหนี้ไปที่โรงยิมตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ ฯลฯ หากอยู่ในปฏิทินของคุณด้วยเวลาเฉพาะ (a) คุณจะได้รับจริงและ (b) คุณจะไม่อยู่ในจิตใจที่คงที่ ลมกรดของ“ เดี๋ยวก่อนฉันควรจะทำอะไรอีกบ้าง” การกำหนดกรอบเวลาสำหรับงานทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะเสร็จสมบูรณ์และไม่เพียงแค่ตกจากรายการ
เมื่อพูดถึงการจัดโครงสร้างวันของคุณและจัดปฏิทินของคุณลองคิดดูเมื่อคุณมีประสิทธิผลมากที่สุด
ฉันมีประสิทธิผลมากที่สุดในตอนเช้าดังนั้นฉันชอบที่จะได้รับงาน“ เดี่ยว” ของฉันที่ล้มลงก่อน นี่คือรายการที่อยู่ด้านบนของรายการลำดับความสำคัญของฉันและโดยปกติแล้วพวกเขาจะเป็นสิ่งที่ฉันพิจารณาว่า “ยากที่สุด” เมื่อวันที่สวมใส่และฉันเหนื่อยนั่นคือเมื่อฉันชอบที่จะทำการประชุมการโทร ฯลฯ เพราะการพูดคุยกับผู้คนที่ให้พลังฉัน ดังนั้นเมื่อพลังงานธรรมชาติของฉันลดลงฉันจะได้รับการกระตุ้นภายนอกจากกิจกรรมเหล่านั้นซึ่งให้รถปิคอัพ
3
กำจัดสิ่งรบกวน
เราทุกคนรู้ว่ามันง่ายแค่ไหนที่จะฟุ้งซ่านหรือล้มลงในหลุมกระต่าย Instagram ดังนั้นคุณต้องสร้างในการป้องกัน ฉันไม่เพียง แต่ปิดการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ในระหว่างวัน แต่จริง ๆ แล้วฉันเปิดโทรศัพท์ของฉันในโหมดเครื่องบินอย่างต่อเนื่องดังนั้นจึงไม่มีการล่อลวงให้ดูหน้าจอและดูการแจ้งเตือนที่ระบุไว้ในรายการ
การจัดการทีมและการสื่อสารยังต้องมีประสิทธิภาพฉันอาจเขียนโพสต์ทั้งหมดเกี่ยวกับการจัดการทีมและการสื่อสาร ยังคงเป็นที่น่าสังเกตที่นี่ว่าเป็นการดีที่จะให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าคุณทำงานได้ดีที่สุดโดยการปิดกั้นเวลาปฏิทินและการปิดการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณประสบความสำเร็จในการจัดการความคาดหวังของทีม หากพวกเขารู้ว่านี่คือวิธีที่คุณจัดโครงสร้างวันของคุณพวกเขาจะรู้ว่าจะไม่ขัดจังหวะคุณและ (ก) ถือคำถามจนกว่าจะภายหลังหรือ (b) ส่งคำถามให้คุณ ฯลฯ ใน Slack แต่ไม่คาดหวังว่าจะตอบกลับจนกว่าจะถึงเวลา คุณได้รับการจัดสรรในภายหลังในวันนั้น
แน่นอนว่านี่เป็นไปไม่ได้หรือใช้งานได้เสมอไปมีหลายวันที่มีบางสิ่งที่เร่งด่วนจะพัฒนาและคุณไม่สามารถเข้มงวดได้จนคุณไม่สามารถกระโดดออกจากกิจวัตรประจำวันและจัดการกับสิ่งที่ไวต่อเวลาได้ แต่ฉันพบว่า 90% ของการหยุดชะงักไม่ไวต่อเวลาอย่างแท้จริง เป็นเพียงสิ่งที่เพื่อนร่วมงานมีอยู่ในใจในเวลาหรืออีเมลที่สุ่มเข้ามาเมื่อคุณอยู่ในช่วงกลางของงานอื่น สำหรับ 10% ของปัญหาเร่งด่วนที่เกิดขึ้นจริงมีความยืดหยุ่นและจัดการกับพวกเขา แต่ถ้าคุณทำตามวิธีการเหล่านี้คุณจะพบว่าคุณได้ควบคุมชีวิตและเวลาของคุณในช่วง 90% ของงานสัปดาห์
4
รักษาความสะอาดและเป็นระเบียบ
สิ่งนี้ดูเหมือนชัดเจน แต่เป็นสิ่งที่ฉันต้องทำงานหนัก ฉันไม่ได้เป็นคนที่พบความสุขและความพึงพอใจโดยธรรมชาติโดยธรรมชาติในการมีบ้านหรือพื้นที่ทำงานที่ไม่มีที่ติอย่างสมบูรณ์แบบ ฉันไม่ใช่ Marie Kondo/Monica Geller และความคิดของฉันเกี่ยวกับความสนุกสนานในวันเสาร์ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ผลิตฉลากหรือการเดินทางไปที่ร้านคอนเทนเนอร์
ฉันต้องทำงานกับมันและพยายามอย่างมีสติฉันได้เรียนรู้ว่าองค์กรที่สำคัญไม่เพียง แต่มีความชัดเจนทางจิตและผลผลิตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการเวลาด้วย ระยะเวลาที่ฉันสูญเสียในโรงเรียนมัธยมวิทยาลัย ฯลฯ เพราะฉันจำไม่ได้ว่าฉันบันทึกไฟล์บางไฟล์หรือไม่พบว่าชุดเดียวที่ฉันต้องการสวม . ใช้เวลา 30 วินาทีในการวางสิ่งที่เป็นระเบียบ แต่ใช้เวลา 30 นาที (หรือมากกว่า!) เพื่อฉีกบ้านหรือที่ทำงานของคุณเพื่อค้นหาเมื่อทุกอย่างอยู่ในความระส่ำระสาย โปรดจำไว้ว่าทุกครั้งที่คุณไม่รู้สึกอยากใส่อะไรออกไป
เคล็ดลับการจัดการเวลาเหล่านี้มีประโยชน์หรือไม่?
โดยรวมแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่คุณสามารถทำได้ในแต่ละวันเพื่อให้รู้สึกควบคุมเวลาและผลผลิตของคุณได้มากขึ้น รับรู้ว่าการที่ไม่ใช่ทุกวันจะสมบูรณ์แบบและไม่จำเป็นต้องท้อแท้หากคุณพลาดรายการที่ต้องทำหรือการปิดกั้นเวลาของคุณจะหมดไป
สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ต้องทำคือการใช้เคล็ดลับเหล่านี้เป็นกรอบและเริ่มสร้างนิสัยเหล่านี้ แม้ว่ามันจะไม่ได้ไปอย่างราบรื่น แต่คุณก็ยังคงดีกว่าที่คุณเป็นอย่างอื่น เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะเริ่มรู้สึกว่าคุณสามารถควบคุมได้มากขึ้น อย่ากดดันตัวเองมากเกินไปเพราะสิ่งนี้มีความเป็นประโยชน์ คุณไม่ควรรู้สึกว่าคุณ“ ล้มเหลว” จนถึงจุดที่คุณยอมแพ้กับระบบทั้งหมด ทำทีละขั้นตอนต่อวันและคุณจะมีความสุขที่คุณทำ